BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Masalah
Dalam perkembangan teknologi terutama dalam dalam bidang
informatika saat ini, manusia semakin mudah dalam melakukan pekerjaannya.
Interaksi manusia dan komputer sangat erat kaitannya dengan user yang menjadi
patokan dalam penggunaan serta interaksi yang terjadi.
Setiap kegiatan yang dialakukan oleh pengguna dengan
komputernya menjadi kesinambungan dan menjadi hak bagi pengguna untuk memilih
model maupun cara berinteraksi langsung dengan komputer. Salah satu contohnya
untuk seorang yang ahli dalam desain, seorang
yang ingin mendesain web atau yang lainnya harus mengetahui model yang
digunakan dalam desain tersebut.
B. Rumusan Masalah
1. Apa itu
groupwere?
2. Apa itu system
groupwere?
3. Apa itu
komuikasi melalui komputer?
4. Apa itu
meeting dan DSS?
C. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk
mendalami atau memahami interaksi manusia dan komputer tentang pembahasan
groupwere serta untuk memenuhi salah satu tugas terstruktur pada mata kuliah interaksi manusia dan
komputer.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Goupwere
Collaborative software (juga disebut sebagai groupware)
adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang
terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Salah satu definisi
paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang
diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses
kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya”.
Maksud rancangan dari collaborative software (groupware)
adalah mengubah cara berbagi dokumen dan rich media untuk memungkinkan
terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan
teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi
diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya
memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti.
Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa
teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.
Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama
secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut
adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Perangkat lunak
kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasikan-tindakan
bekerjasama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu
komunikasi, kolaborasi dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, perangkat
lunak kolaboratif juga dapat mendukung fungsi manajeman proyek, seperti
penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan kalendar bersama. Artifak,
bukti yang nyata dari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha
kolaboratif, membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana
proyek, tenggat waktu dan produk yang dikirimkan
Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung
kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu
(Alan Dix, 1993). Groupware mewakili software yang membantu
kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola
aktifitas mereka. Operasi yang didukung
antara lain: penjadwalan rapat dan alokasi sumberdaya, email, e-newsletter,
distribusi file dan lain sebagainya.
B. System
Groupwere
Sistem groupware seperti Microsoft Exchange atau Lotus Notes
menawarkan pengguna berbagai fungsi dimaksudkan untuk membuat kerja mereka
sehari-hari hidup lebih mudah. Selain fungsi email klasik, mereka juga termasuk
kalender untuk pengelolaan jadwal, daftar kontak dan fungsi untuk membiarkan
mereka berbagi tugas dengan rekan-rekan mereka. Konsekuensi yang tidak
diinginkan dari pendekatan semacam ini namun adalah jenis silo data di mana
dokumen, spreadsheet dan konten penting lainnya yang melekat pada email dan
janji, bukannya terorganisir dan dapat diakses oleh semua pengguna dan aplikasi
yang membutuhkannya. Ini adalah situasi bermasalah untuk memastikan.
Berbagai versi dokumen yang tidak kompatibel disimpan di
lokasi yang berbeda: Terutama ketika menawarkan atau dokumentasi proyek dibagi
melalui email, kesalahan serius dan bahkan komunikasi benar-benar
unreproducible adalah hasil yang tak terelakkan
Janji dan
perjanjian proyek yang dikelola secara independen dari yang mendasari
dokumentasi, komunikasi dan peserta - kerja sama tim yang efektif dan manajemen
proyek menjadi nyaris mustahil.
Banyak waktu yang
terbuang mencari email tentang topik tertentu.
Manajemen mutu
tidak dapat diperkenalkan atau menguntungkan diperpanjang karena komunikasi
berlangsung selama terlalu banyak saluran yang berbeda.
Memecahkan koordinasi dan kerja sama tim masalah Anda dengan
integrasi sistem groupware di Enterprise Content Management Anda.
Sebuah sistem groupware akan membantu Anda sychronize acara,
janji dan informasi pribadi antara groupware Anda, perusahaan manajemen konten
dan sistem Portal. Terutama dalam bisnis berorientasi proyek utilitas
sinkronisasi ini sulit untuk melebih-lebihkan. Sistem groupware terintegrasi
meningkatkan nilai penyimpanan informasi proyek Anda karena meningkatkan
penerimaan antara pengguna. Alasannya jelas: pengguna memiliki gambaran janji
saat ini, tenggat waktu dan semua dokumentasi terkait sekilas. Jika dia ingin
memberikan tugas kepada peserta tertentu atau memiliki memo atau permintaan
kembali dikirim ke peserta, ia dapat dengan mudah melakukan sinkronisasi
peristiwa ini dengan kalender sendiri dan orang lain peserta nya.
C. Komuikasi
Melalui Komputer
Komunikasi media computer (Computer Mediated Communication)
sebagai media komunikasi social dalam kamus online Wikipesia. CMC (Computer
Mediated Communication) didefinisikan sebagai transaksi komunikasi yang terjadi
melalui dua atau lebih jaringan computer. Fasillitas yang dapat digunakan untuk
berkomunikasi secara online melalui computer yaitu instan message, e-mail, chat
room, text messeging. Penelitian CMC difokskan secara luas pada efek social
yang berbeda dari penggunaan computer sebagai teknologi komunikasi. Banyak penelitian terakhir mengkaji jaringan social
yang didukung oleh social softwere. CMC (Computer Mediated Communication)
adalah pertukaran informasi melalui jaringan komputer atau internet yang dapat
direpresentasikan melalui teks,gambar, audio maupun video dengan system yang
berjalan secara Synchronous dan Asynchronous.
CMC memiliki system yang dapat mendukung operasional
komunikasi, seperti halnya komunikasi face to face (FtF), yang mana pesannya
dapat disampaikan secara verbal dan non verbal, demikian pula komunikasi yang
dilakukan diinternet pun dapat dilakukan secara verbal dan non verbal.Terdapat
lima jenis system media yang mendukung CMC secara verbal dan non verbal yaitu :
Text,graphics, images, audio and video :Lima jenis media ini digunakan untuk
mendukung aktivitas komunikasi melalui internet yang disampaikan secara verbal
maupun non verbal dan akan memberikan efek psikologis tertentu sesuai dengan
keinginan dan ekspresi yang ingin ditampilkan pengguna internet.
Selama bertahun-tahun, manusia telah menggunakan berbagai
sarana untuk berkomunikasi dengan orang lain ,berbicara tatap muka, menulis
surat, telegram, dan telepon ini hanya beberapa contoh dari berbagai media.
Metode terbaru yang telah muncul, adalah computer mediated Communication, atau
CMC. Hal ini dapat dilakukan melalui e-mail, listserves, grup usenet, chatroom,
MUDs, atau MOOs. Karena semua ini komunikasinya dilakukan melalui komputer,
Steve Jobs memberi nama aktivitas tersebut komunikasi "antar komputer"
bukannya "komputer pribadi" (Walther & Burgoon, p.51).
Secara lebih jelas, terdapat banyak faktor yang menyebabkan
CMC berbeda dari komunikasi tatap muka (FtF) , dan sudah diperdebatkan apakah
perbedaan ini menyebabkan komunikasi yang kurang personal. Beberapa aspek CMC
antara lain adalah tidak adanya petunjuk yang kontekstual dari penggunanya,
percakapannya dapat direkam, dan
kerahasiaan pengguna. Kontroversi utama sekitar CMC adalah apakah perbedaan ini
dapat membantu untuk meningkatkan komunikasi dan menjadikannya lebih pribadi,
atau apakah justru karakteristik layanan yang dimilikinya dapat mengurangi
tingkat keintiman yang dapat dicapai.
Tidak adanya petunjuk yang berkaitan dengan diri pengguna
internet adalah perbedaan utama yang memisahkan CMC dari komunikasi tatap
muka.,karena kita tidak dapat melihat ekspresi wajah, gerak-gerik, intonasi
suara, tampilan, atau fisik orang yang kita ajak berkomunikasi sehingga lebih
sulit untuk menafsirkan pernyataan dan tanggapan mereka (Walther & Burgoon,
p.53).Joseph Walther dari Northwestern University ini menjelaskan fenomena yang
dijelaskan dalam teori Social Precense bahwa sifat hubungan antar pribadi yang
ditentukan oleh ciri khas dari para peserta. Karena CMC ini memiliki kekurangan
unsur petunjuk non-verbal atau umpan balik, para peserta yang kurang mampu
untuk mengenal orang dengan siapa mereka berkomunikasi, sehingga hal tersebut
mengarah ke percakapan yang kurang personal. Selain itu, menurut teori ini,
orang kurang memberi perhatian ke peserta lainnya karena perhatian mereka dapat
diserap kepada hal lain tanpa kehadiran orang lain yang dapat menahan mereka.
Hal ini dapat menghasilkan hubungan yang menghalangi keintiman dan dasar dari
kepercayaan lebih sulit untuk dibentuk, mengarahkan peserta untuk jenis
kosmunikasi bersifat umum lebih dapat diharapkan dari CMC (Walther &
Burgoon, hal.58 & 62).
Perbedaan Computer Mediated Communication dengan Face to
Face Communication adalah :
1 Absence of context cues
Kurangnya informasi atau petunjuk-petunjuk yang kontekstual
mengenai diri pelaku komunikasi ketika berkomunikasi melalui komputer (CMC).
Ketika berkomunikasi langsung,kita dapat mengamati kondisi yang jelas dari
teman berkomunikasi kita menyangkut pesan verbal maupun non verbal ataupun
mengenai identitas sesungguhnya dari teman berbicara kita.Melalui CMC petunjuk
tersebut kurang jelas.
2 Recordability of conversation
Komunikasi yang dilakukan melalui CMC dapat direkam oleh
karena itu sebaiknya pembicaraan di internet adalah pembicaraan yang
positif,tidak menjelekkan seseorang atau lembaga yang dapat menstimulir adanya
konflik yang tidak diinginkan.Upaya ini perlu dilakukan agar tidak memberi
kesempatan pada orang lain untuk menyudutkan atau menjelekkan kita melalui
komunikasi yang tidak bertanggungjawab.
3 Geographic Dispersion
Berkomunikasi melalui internet memiliki kemampuan menembus
ruang yang lebih luas atau secara geografis menyebar lebih luas dibanding
dengan komunikasi langsung yang terbatas pada tempat tertentu.
4. Asynchronism
Dibandingkan dengan komunikasi tatap muka yang sifatnya
langsung dan pesan diterima pada saat yang sama.Berkomunikasi melalui internet
dapat bersifat tertunda responsnya atau ada jeda antara pengirim dan penerima
dalam berkomunikasi.Sebagai contoh,off line message di chat room atau e-mail,
post message,yang pesannya hanya dapat diterima setelah beberapa waktu
tertentu.
5. Anonymity of the users
Pengguna CMC berpeluang untuk meyembunyikan identitasnya
atau anonym. Pengirim atau penerima komunikasi.seringkali identitasnya tidak
jelas.Sebagai contoh pelaku komunikasi di chat room yang kita peroleh dari
random chat hanya memiliki identitas ID yang tidak merepresentasikan
dirinya.misalnya Jt,moody, nice, dsb.
6.Social desirability
Sifat anonimitas yang tinggi dari pengguna internet atau CMC
menjadikan internet merupakan media yang membangkitkan hasrat bersosialisasi
yang tinggi dari penggunanya,karena mereka merasa nyaman dengan kondisi
anonimitasnya.Sehingga orang yang memiliki karakter introvert lebih nyaman
dalam berkomunikasi melalui internet.
D. Meeting dan DSS
Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan
komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau
C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai
masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti,
penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatanteleconferencing
atau email.
DSS merupakan salah satu produk perangkat lunak yang
dikembangkan secara khusus untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan
keputusan (Indrajit 2001, p.179). Sesuai namanya, tujuan digunakannya system
ini adalah sebagai second opinion atau information source yang dapat dipakai
sebagai bahan pertimbangan sebelum seorang manajer memutuskan kebijakan
tertentu. Pendekatan yang paling sering dilakukan dalam proses perancangan
sebuah DSS adalah dengan menggunakan teknik simulasi yang interaktif, sehingga
selain dapat menarik minat manajer untuk menggunakannya, diharapkan system ini
dapat merepresentasikan keadaaan dunia nyata atau bisnis yang sebenarnya.
Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan
DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana
penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi
teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu
seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa
jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan
perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum,
maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya
untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung
kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu1.
Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke
jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka.
B. Kritik dan
saran
Kami menyadari dalam pembuatan makalah ini masih banyak
kekurangan. Kami tetap berharap makalah ini tetap memeberikan manfaat bagi
pembaca. Namun, saran dan kritik yang sifatnya membangun dengan tangan terbuka
kami terima demi kesempurnaan dimasa akan datang.